各培养单位，各毕业研究生：

做好毕业研究生的档案整理和寄送工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益，各单位要高度重视，切实加强领导，指定专人负责，按时、规范、高效完成任务。现将我校2018届毕业研究生档案整理和寄送工作有关事项通知如下：

一、为规范管理，明确责任，请各培养单位指定专人，负责《毕业研究生登记表》的整理和提交工作。各培养单位在6月22日前，统一将《毕业研究生登记表》（一式一份）及其汇总表交到迎西校区行政主楼424室。

整理规范：将研究生的学号写在“毕业研究生登记表”右上角，按学号从小到大的顺序排列，并提交《毕业研究生登记表》汇总表，提交的《毕业研究生登记表》排列顺序与汇总表所列名单序号一致。

二、全国毕业研究生就业通知书（俗称“报到证”）白联（定向委培、升学、做博士后的博士生无“报到证”）交送研究生院档案室的送达方式：

学校前两批集中办理的报到证“白色通知联”（确认入职起薪的依据）由学校就业指导中心直接交送研究生档案室。后续其他批次申领“报到证”的毕业生，在学校就业指导中心领取“报到证”后，将报到证“白色通知联”交到迎西校区行政主楼424研究生档案室办理档案转递（报到证“白色通知联”装入到毕业生本人档案）（请学院协助强调）。

研究生院档案室接收毕业生交送的“报到证”时间如下：

①2018年6月底——7月18日（双休日除外），正常工作时间。

②暑假期间：

2018年7月19日——8月4日，每周二、五上午8：30——11：30；

2018年8月4日——9月1日，每周五上午8：30——11：30。

③2018年9日3日后（除双休日、节假日外），正常工作时间。

三、档案寄送方式和时间安排

1、档案寄送方式

采用“邮政EMS标准快递”形式寄递。

2、档案转递时间安排

研究生档案寄送从2018年6月底开始，由研究生院档案室分批寄送。工作时间如下：

①2018年6月底——7月18日（双休日除外），集中寄发。

②暑假期间，每周五寄发。

四、档案去向

研究生院档案室根据学校就业中心发布的“2018届毕业生派遣须知”（http://jiuye.tyut.edu.cn/news/2018515/n19369127.html）安排，按照学校就业指导中心提供的档案寄送地址投寄档案。（毕业研究生请仔细阅读我校“2018届毕业生派遣须知”，及时与学校就业指导中心认真核对派遣信息，如果毕业研究生提交给就业指导中心的档案接收地址无法投寄，造成档案材料转递过程中遗失等现象，责任自负）

1、已就业（已签协议）的毕业生档案，“报到证”派遣到单位的，投寄到毕业生工作单位所属的人事档案管理部门；“报到证”派遣到生源地的，投寄到生源地人事档案管理部门。

2、定向就业（含委托培养）毕业研究生不需要在“就业综合管理系统”录入档案接收地址信息，研究生本人持定向单位开具的调档函到研究生院档案室办理学籍档案转档手续。档案投寄到定向单位。

3、博士生毕业拟做博士后的毕业生，收到录用通知后，到研究生院档案室办理转档手续。档案投寄到相应的高校或研究所等单位。

4、录取在本校攻读博士的硕士毕业生，收到录用通知后，到学院学工办办理升学手续即可。档案直接留在本校研究生院档案室。

5、录取到外校攻读博士的硕士研究生，收到录用通知后，到学院学工办办理升学手续，然后到研究生院档案室办理转档手续。档案投寄到相应的高校或研究所等单位。

6、除档案去升学院校和报到证派签约单位的毕业生，其余毕业生（包括出国、预征入伍、项目、灵活就业、创业等），根据“报到证”地址投寄。

五、档案邮寄情况查询

我校研究生毕业生档案将在6月底开始分批通过邮政特快专递EMS发出，研究生应及时主动向本人档案接收单位询问档案是否寄达，并办理相关存档手续。

提供以下查询方式：

1、一般情况下，档案的投递和妥投信息将发到学生在我校“就业综合管理系统”中预留号码的手机上，请在档案落实之前不要随意停机。

2、毕业生也可以电话查询邮件信息：在档案寄出10日后未收到投递信息，可拨打邮政专属电话（0351-7284224；15735067720）查询。

3、我校7月18日前集中派遣的研究生档案快递单号信息将在我校研究生院网站发布，请及时查看。

请各位毕业生在“就业综合管理系统”或学院留下自己长期有效的联络方式和备用联系人电话，以便出现问题时学校能够在第一时间联系到本人或家人。

如档案寄出后去向不明，10个工作日仍查找无果，请及时与研究生院档案室或中国邮政速递物流股份有限公司太原分公司联系。

六、学生常见问题解答

有些毕业生可能对自己档案的重要性、转递流程等方面存在一些疑惑，我们在此列举了一些常见问题并予以作答。

问：学生档案的重要性在哪儿？

答：学生档案是人事档案的一部分。人事档案具有三大职能：一是个人经历的真实记录；二是表明一个人的行政隶属关系；三是为单位和个人提供相关人事服务的依据。学生档案是记录学生个人经历、成长历程的历史材料，对国家机关选拔干部、用人单位合理使用人才、考研、出国留学等都有着重要的参考作用；凡正规的用人单位，都会需要毕业生将档案转递到专门的档案保管部门。可以说，有没有完整的学生档案资料直接关系到毕业生的顺利就业。因此，保证学生档案的完整性和一致性，不仅是学校职能部门和学院的责任，同时也需要学生本人给予高度的关注和积极的配合。

问：为什么有的毕业生档案会被退回学校？

答：90%以上被退回的毕业生档案，都是因为没有弄清“派遣单位名称”“档案接收单位名称”和“档案接收单位地址”的含义，以及档案接收人信息（姓名、电话等）不准确，因而需要毕业生格外注意，填写信息时保证准确性。

问：毕业生档案暂存学校期间，需要开具证明材料怎么办？

答：按照国家及学校的相关规定，待分生档案暂存学校期间，只能办理与就业相关的手续，其他情况下均不能使用在校暂存的档案。研究生档案室不开具婚育、升学、出国（境）、保险、购房、出生、无犯罪记录、亲属关系、学历学位、经历、财产继承等证明。如确实需要开具证明材料的，须先将其档案转回生源地，再由生源地有关部门开具相关证明材料。

同学们若遇到档案相关问题，请随时与我们联系。

联系人：满老师

咨询电话：0351-6018580

研究生院档案室地址：太原理工大学迎西校区行政主楼424房间。

                                         研究生院  研究生工作部

                                          2018年6月21日